Quy trình mua hàng, báo giá, phối hợp giữa BQL và BQT chung cư Safira
·3 mins
Table of Contents
1. Trình duyệt nhu cầu mua sắm #
Trách nhiệm của Ban Quản Lý:
- Soạn thảo đề xuất nhu cầu mua sắm, thể hiện rõ sự cần thiết của việc mua sắm, số lượng và chủng loại cụ thể của hàng hóa hoặc dịch vụ cần mua.
- Trình bày đề xuất này cho BQT để phê duyệt nhu cầu mua sắm.
2. Xin chủ trương chào giá/ chào thầu công khai/ chỉ định nhà thầu #
Trách nhiệm của Ban Quản Lý:
- Soạn thảo đề xuất chủ trương báo giá, chào thầu công khai hoặc chỉ định thầu dựa trên nhu cầu đã được phê duyệt.
- Trình bày đề xuất này cho BQT để phê duyệt.
3. Chuẩn bị hồ sơ mời thầu (nếu chào giá/ chào thầu công khai) #
Trách nhiệm của Ban Quản Lý:
- Lên hồ sơ mời thầu chi tiết bao gồm các yêu cầu kỹ thuật, tiêu chí đánh giá, và các điều kiện hợp đồng.
- Lập danh sách các nhà thầu tiềm năng, dựa trên các tiêu chí như kinh nghiệm, uy tín, và khả năng đáp ứng yêu cầu.
- Trình hồ sơ mời thầu và danh sách nhà thầu này cho BQT phê duyệt.
4. Mời chào giá công khai #
Trách nhiệm của Ban Quản Lý:
- Gửi thông báo mời chào giá công khai đến các nhà cung cấp tiềm năng và toàn bộ cư dân.
- Đảm bảo thông tin chào giá được công khai rõ ràng trên các kênh thông tin của chung cư (bảng thông báo, email, website).
5. Nhận và xử lý hồ sơ dự thầu #
Trách nhiệm của Ban Quản Lý:
- Nhận hồ sơ dự thầu từ các nhà cung cấp.
- Tập hợp và trình kết quả nhận thầu cùng đề xuất ngày mở hồ sơ cho BQT duyệt.
- Thông báo công khai ngày mở hồ sơ và mời cư dân tham gia.
- Sau khi mở hồ sơ, gửi toàn bộ hồ sơ dự thầu đến cư dân để đảm bảo sự minh bạch và tham gia của cư dân.
6. So sánh, đánh giá và thương thảo #
Trách nhiệm của Ban Quản Lý:
- Thực hiện so sánh và đánh giá các hồ sơ dự thầu theo tiêu chí đã đặt ra.
- Mời các nhà cung cấp tiềm năng tham gia thương thảo nếu cần thiết.
- Công khai thông tin thương thảo và mời cư dân tham gia.
- Trình kết quả đánh giá và thương thảo cho BQT phê duyệt.
7. Công bố kết quả #
Trách nhiệm của Ban Quản Lý:
- Công bố kết quả đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp đến toàn bộ cư dân.
- Đặt thời hạn 24 đến 48 giờ để cư dân có thể phản hồi về kết quả công bố.
- Nếu không có phản hồi từ cư dân trong thời gian quy định, tiến hành liên hệ với nhà cung cấp để thực hiện ký kết hợp đồng.
TỔNG KẾT:
- BQL: Thực hiện quy trình theo đúng các bước đã đề ra, đảm bảo tính minh bạch và sự tham gia của cư dân.
- BQT: Đóng vai trò giám sát và phê duyệt các quyết định quan trọng trong quy trình.
- Cư dân: Được thông báo và tham gia đánh giá, đảm bảo sự công khai và minh bạch trong toàn bộ quy trình.
Quy trình này giúp đảm bảo sự minh bạch, công bằng và hiệu quả trong việc mua hàng và lựa chọn nhà cung cấp, đồng thời tăng cường sự tham gia và đồng thuận của cư dân trong các quyết định quan trọng.
BQL trình đề xuất đến Ban Quản trị.
Trân trọng cảm ơn.